Pages

Friday, 26 October 2012

Penyediaan Laporan


Penyediaan Laporan

Dokumentasi ialah bahan tampak atau media yang dapat dilihat, disemak dan dijadikan panduan pada masa akan datang.
Walaupun program atau aktiviti adalah cemerlang, apabila pelaporan tidak disediakan berbagai-bagai masalah lain akan timbul dan kadang-kala boleh mewujudkan sangkaan yang kurang enak.
(Malek Mohd Said, 2007)
Penyediaan Laporan
  1. Disediakan lepas aktiviti atau program dilaksanakan.
  2. Boleh disediakan mengikut tempoh masa sama ada semasa, berkala ataupun tahunan.
  3. Boleh disediakan dalam bentuk naratif berstruktur atau bentuk jadual.
  4. Pelaporan perlu menyediakan gambar-gambar, jadual program, peraturan, surat berkaitan dan sijil penyertaan.

Kepentingan
  1. menyediakan bahan bukti program atau aktiviti yang ditetapkan terutama yang melibatkan dana atau peruntukan.
  2. Menunjukkan perancangan yang disediakan dilaksana seperti yang dirancang.
  3. Memperagakan kewibawaan Unit Bimbingan dan Kaunseling yang diuruskan secara profesional.
  4. Dapat menggambarkan apa yang dilaksanakan oleh personal serta unitnya.
  5. membuat post mortem setiap aktiviti yang dijalankan bagi membolehkan peningkatan keupayaan perkhidmatan.
  6. Menjadi rujukan personal, pentadbir, kaunselor sekolah-sekolah lain, PPD atau JPN
  7. Memudahkan proses penyeliaan oleh pihak-pihak yang berkaitan.

Tujuan
(Malek Mohd Said, 2007)
  1. menilai sejauhmana visi, misi falsafah serta objektif perkhidmatan dapat dilaksana atau dicapai
  2. dapat memberi gambaran tentang apa dan berapa yang berjaya dihasilkan atau dilaksanakan oleh guru bimbingan.
  3. Membantu personal membuat penilaian semula atau pemeriksaan kendiri perancangan yang digubal.
  4. membolehkan mereka memperbaiki atau membuat pengubahsuaian perancangan bagi tahun berikutnya.
  5. Membantu personal membuat serakan atau agihan dari segi priority.
  6. Membantu personal dan pihak pengurusan sekolah menilai sejauhmanaperuntukan dan sumber dimanfaat secara maksimum dan effisen

Jenis Laporan
Pelaporan naratif
        dapat memberi gambaran tentang peristiwa atau urutan aktiviti yang dijalankan
        sesuai bagi melaporkan apa-apa peristiwa yang berlaku sebelum, semasa dan selepas program
        Kandungan laporan adalah bersifat menjelaskan secara lengkap dan terperinci
        Mempunyai perkara-perkara yang perlu dijelaskan mengikut pelaporan perkhidmatan.
        Contoh: Laporan Perkhemahan, Laporan Program Motivasi

Pelaporan bentuk jadual
        memberikan gambaran numerikal dari segi penyertaan atau penglibatan.
        memberikan jumlah atau kuantiti program atau aktiviti yang dijalankan.
        Bersifat rumusan kepada program yang dijalankan.
        Contoh: Laporan mingguan, bulanan, tahunan.

Kaedah pelaporan
Semasa
       Dilaksana selepas setiap aktiviti.
       menyediakan maklumat aktiviti yang telah dijalankan dengan lengkap.
       terdiri daripada beberapa laporan berdasarkan aktiviti yang dirancangkan.
       Contoh: Kem, Motivasi

Berkala
       Berdasarkan keperluan pihak-pihak tertentu.
       Berdasarkan mingguan, bulanan atau penggal yang merangkumi beberapa aktiviti di dalamnya.
       Boleh disediakan secara naratif atau jadual
       Contoh: Analisis mingguan

Tahunan
       Disediakan sekali dalam setahun
       Sebagai dokumen lengkap aktiviti Unit Bimbingan dan Kaunseling bagi tahun tersebut.
       Disediakan secara naratif atau jadual.
       Borang yang disediakan oleh PPD atau JPN adalah bersifat jadual
       Contoh: Borang L4.

Panduan Susunatur Pelaporan (Dokumentasi)
Bahagian 1
Kertas Cadangan
1.         Tajuk
2.         Matlamat
3.         Objektif
4.         Sasaran
5.         Tempat
6.         Penganjur
7.         Perbelanjaan
8.         Input
9.         Jawatankuasa
10.     Jadual tentatif
11.     Penutup

Bahagian 2
Laporan Aktiviti/ Program
1.         Tarikh
2.         Masa
3.         Pelaksanaan
a.         Aktiviti
b.         Masa
c.          Pengisian
4.         Seterusnya
5.         Majlis Penutup

Bahagian 3
Penilaian/ Ulasan/ Cadangan
1.         Tarikh
2.         Masa
3.         Pelaksanaan
a.         Aktiviti
b.         Masa
c.          Pengisian
4.         Seterusnya
5.         Majlis Penutup

Bahagian 4
Lampiran
1.         Surat berkaitan
2.         Jadual Program
3.         Peranturan/ Undang-undang
4.         Senarai peserta
5.         Modul Aktiviti
6.         Soalselidik Penilaian
7.         Sijil Penyertaan
8.         Lain-lain

Laporan Bentuk Jadual
Biasanya data numerikal
Diminta oleh pihak sekolah, PPD, JPN, KPM
Antaranya:
  1. Laporan Perkhidmatan (L4)
  2. Aktiviti Bimbingan
  3. Intervensi Kaunseling dan Perundingan
  4. Aktiviti Kokurikulum
  5. Aktiviti mengikut bidang
  6. Dan lain-lain yang berkaitan darimasa ke semasa

No comments:

Post a Comment