Sistem Fail, Rekod dan Dokumentasi

SISTEM FAIL, REKOD DAN DOKUMENTASI

SISTEM FAIL

•       Sistem Fail adalah bank maklumat bagi guru bimbingan

•       Sistem fail mempunyai nilai dan kepentingan tersendiri

•       Jabatan Pendidikan Perak (2001)

•       Semua guru bimbingan dan guru kaunseling di negeri Perak diminta menggunakan menggunakan sistem fail berasaskan pada bidang perkhidmatan yang ditetapkan dalam sukatan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

Panduan Pengurusan Sistem Fail

•       Fail perlu diselaras, disusun dan dilabelkan.

•       Umumnya fail dinamakan:

1.       Fail Pengurusan Am

2.       Fail Bidang

3.       Fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

4.       Fail Dokumentasi

5.       Fail Aktiviti Kokurikulum

(Malek Muhamad Said, 2007)

1. Fail Pengurusan Am

•       Pengurusan am

•       Surat Pekeliling

•       Kewangan

•       Jadual Waktu Kelas

•       Jadual Bertugas Guru Kaunseling

•       Pengurusan Bilik Bimbingan & Kaunseling

2. Fail Bidang

•       Akademik

•       Kerjaya

•       Psikososial & Kesejahteraan Mental

•       Keibubapaan

•       Pembangunan Diri Pelajar

•       Pendidikan Pencegahan Dadah / HIV/ AIDS

3. Fail Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

•       Darjah 1

•       Darjah 2

•       Darjah 3

•       Darjah 4

•       Darjah 5

•       Darjah 6

•       Bekas Pelajar

•       Staf

•       Perundingan ibubapa dan guru

4. Fail Dokumentasi

•       Perancangan Tahunan

•       Minit Mesyuarat

•       Dokumentasi, Laporan dan Penilaian Tahunan

•       Dokumentasi Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

•       Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

5. Fail Kokurikulum

•       Kelab Bimbingan Kerjaya

•       Pembimbing Rakan Sebaya

•       Kelab Anti Jenayah

Penyimpanan Fail

•       Bilik pengurusan guru bimbangan

•       Rak yang mempunyai tahap keselamatan yang tinggi bagi fail yang perlu dirahsiakan

•       Susun mengikut nombor rujukan fail

•       Fail yang tidak sulit boleh diakses dengan mudah.

•       Fail yang sulit disimpan secara terselamat

•       Ada fail yang perlu diserahkan kepada guru besar secara berkala.

Kepentingannya

1. Memudahkan pengurusan perkhidmatan.
2. Mudah bagi GB membuat rujukan, mendapatkan pelbagai maklumat yang diperlukan
3. Memudahkan penyediaan laporan yang diperlukan
4. Menyediakan satu sistem pengurusan yang sistematik.
5. Mengurus fail yang rahsia dengan selamat dan berkesan

REKOD

Rekod Perkhidmatan

•       Buku rekod harian

•       Dokumen pengenalan utama dan perlu dicatatkan

•       Diperkenalkan pada 2006 dengan menggantikan buku yang lama.

•       Manifestasi kewujudan, kehadiran, keterlibatan dan komitmen seorang guru

•       Gambaran kefungsian guru bimbingan

Rekod Perkhidmatan

•       Buku rekod perkhidmatan harian

•       Rekod harian perkhidmatan

•       Analisis sesi bimbingan/kaunseling individu  dan kelompok mingguan

•       Analisis rekod mingguan pelajar mengikut program B&K

Rekod Sesi Kaunseling

•       Rekod perkhidmatan bulanan

•       Laporan berjadual

•       Analisis sesi bimbingan/kaunseling individu  dan kelompok bulanan

•       Analisis rekod bulanan pelajar mengikut program B&K

Rekod Perkhidmatan

•       Rekod perkhidmatan tahunan

•       Laporan berjadual

•       Analisis sesi bimbingan/kaunseling individu  dan kelompok tahunan

•       Analisis rekod tahunan pelajar mengikut program B&K

Kepentingan :

•       merekodkan segala aktiviti yang dilaksanakan oleh guru bimbingan sepanjang hari. Bukti sebagai guru bimbingan melaksanakan tanggungjawab dan kefungsian menurut prosedur yang ditetapkan.

•       Memudahkan pemantauan pihak sekolah, PPD, JPN

•       Bahan rujukan dalam menyediakan perancangan pada masa hadapan.

•       Analisis perkhidmatan bimbingan dan kaunseling boleh memberi gambaran keseluruhan perkhidmatan sebagai langkah penambahbaikan.

•       Akauntibiliti yang diamanahkan kepada guru bimbingan sebagai pelaksana aktiviti di sekolah.

•       Pemantauan dan penilaian aktiviti yang telah dijalankan memenuhi keperluan unit bimbingan dan kaunseling.

DOKUMENTASI

Rekod dan Dokumentasi

•       Dokumentasi

•       Ialah bahan tampak atau media yang dapat dilihat, disemak dan sebagai panduan

•       Disediakan selepas program/ aktiviti dilaksanakan

•       Boleh disediakan mengikut tempoh

•       Boleh disediakan dalam bentuk naratif atau jadual

Laporan Bentuk Naratif

•       Laporan berbentuk penulisan

•       Agak sukar dan ambil masa panjang

•       Menjelaskan maklumat dengan lebih mendalam

•       Sesuai dilaksanakan bagi keseluruhan program (sebelum, semasa, selepas)

•       Laporan lebih sesuai untuk memaklumkan sesuatu program

•       Boleh dikemaskan dengan gambar

•       Lampiran disediakan.

•       Contoh: Laporan Program Bimbingan

Laporan Bentuk Jadual

•       Laporan berbentuk gambaran umum

•       Lebih mudah dilaksanakan (jadual)

•       Menjelaskan maklumat secara jumlah atau kuantiti

•       Sesuai untuk melaporkan aktiviti secara berkala

•       Disediakan secara rumusan untuk melaporkan aktiviti kepada pihak yang memerlukan

•       Contoh: Laporan Tahunan

Biasanya data numerikal

Diminta oleh pihak sekolah, PPD, JPN, KPM

Antaranya:

1. Laporan Perkhidmatan (L4)
2. Ativiti Bimbingan
3. Intervensi Kaunseling dan Perundingan
4. Aktiviti Kokurikulum
5. Aktiviti mengikut bidang
6. Dan lain-lain yang berkaitan darimasa ke semasa

Kepentingan Rekod dan dokumentasi

1. Menggambarkan aktiviti yang dilaksanakan oleh GB
2. Membantu membuat penilaian aktiviti yang dijalankan
3. Meningkatkan kelemahan aktiviti yang dilaksanakan
4. Bahan rujukan pihak yang berkaitan
5. Memudahkan proses penyeliaan
6. Memberi bukti kepada pihak yang memberikan sumbangan

Malek Mohamad Said (2007) menyatakan tujuan membuat pelaporan atau dokumentasi ialah untuk:

1. Menilai objektif perkhidmatan
2. Menyediakan data atau maklumat kualitatif
3. Menilai, membaiki atau mengubahsuai perancangan
4. Justifikasi priority
5. Pihak sekolah menilai peruntukan yang disediakan di manfaatkan
6. Ganjaran intrinsik.

Ujian-ujian Psikologi

Penggunaan Ujian Dalam Bimbingan

5 kategori , setiap 1 boleh diukur oleh 1 ujian atau satu 1 ujian.

1. Ciri-ciri itu ialah
1. ujian minat
2. ujian nilai
3. ujian personaliti
4. ujian pencapaian
5. ujian kecerdasan
6. ujian kebolehan

Dalam pemilihan, pentadbiran dan penggunaan ujian standard, inventori dan skala pemeringkatan, pembimbing atau kaunselor perlu berhati-hati dengan perkara-perkara yang berikut:

1. kesesuaian alat untuk tujuan yang dikehendaki dan kesesuaiannya dengan pelajar yang akan mengambil ujian itu;
2. keadaan atau syarat-syarat ujian yang akan ditadbirkan;
3. perbezaan atau selisih antara skor ujian dengan bukti prestasi yang lain
4. perubahan skor ujian yang ketara dari semasa ke semasa.

Ujian Minat

•       Adalah kesukaan atau perasaan yang seseorang peroleh atau perkembangkan pada sesuatu perkara, sesuatu benda, sesuatu aktiviti, sesuatu idea, sesuatu binatang atau seseorang manusia.

•       Mungkin berbentuk intrinsik atau ekstrinsik, bergantung pada sama ada reaksi seseorang kepada sesuatu perkara, benda, objek, aktiviti, idea, binatang atau orang

•       Teori pengukuran minat agak mudah dengan mengandaikan bahawa seseorang yang berminat dalam sesuatu bidang akan mengetahui lebih banyak maklumat tentang bidang

•       3 pendekatan yang biasa digunakan dalam pengukuran minat:

•       dengan menanyai seseorang

•       dengan memerhatikan

•       dengan mendapatkan anggaran berasaskan jawapan

Contoh : Ujian Minat

1. Inventori pemilihan kerjaya Holland (VPI)
2. Soal selidik minat kerjaya (SDS)
3. Self-Directed Search (SDS)
4. Borang minat Rothwell-Miller
5. Strong-Campbell Interest Inventory (SCII)
6. Strong Vocational Interest Blanks (revised)(for men/ women)
7. Career Assessment Inventory - The Enhanced Version (AI)
8. Career Occupational Preference System (COPS) Interest Inventory
9. Ohio Vocational Interest Survey: Second Edition (OVIS-2)
10. Vocational Interest, Experience and Skill Assessment (VIESA)
11. Vocational Interest Inventory (VII)

Ujian Nilai

Ujian ini adalah alat pengukur yang dapat digunakan bagi mengukur pelbagai nilai pekerjaan secara positif, negatif ataupun neutral berdasarkan keutaman masing-masing.

Contoh:

1. Inventori nilai
2. Soal selidik nilai pekerjaan
3. Inventori suasana bekerja. 

Ujian Personaliti

Ada sekurang-kurangnya tiga makna yang berbeza tentang apa yang dinamakan personaliti:

1. gabungan kualiti fizikal dan mental, prinsip, aspirasi, cita-cita, aptitud, dan minat yang menggambarkan sifat seseorang;
2. struktur dan pola keseluruhan tingkah laku individu;
3. kesan sosial dan psikologi tingkah laku seseorang terhadap orang lain.

•       Personaliti dianggarkan secara tidak langsung dengan memerhatikan bagaimana seseorang bertindak atau berkelakuan apabila berhadapan dengan situasi yang berbeza.

•       Alat yang digunakan untuk menganggar personaliti secara kasar boleh dibahagikan kepada dua jenis,

1. kaedah atomistik,
2. kaedah global.

 Contoh Ujian Personaliti

1. Inventori Personaliti Sidek
2. Inventori Personaliti Warna
3. Inventori Gaya Bercinta
4. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)
5. Bernreuter Personality Inventory
6. Jackson Personality Inventory
7. Sixteen Personality Factor Questionnaire (16PF)
8. High School Personality Questionnaire

Data Pencapaian

•       ialah markah yang diperoleh dalam mata-mata pelajaran sekolah, peperiksaan am, ujian pencapaian pendidikan yang distandardkan, pencapaian khusus yang ditunjukkan dalam kursus-kursus yang berorientasikan pemeriksaan kerjaya yang teliti, dan aktiviti luar bilik darjah (aktiviti kokurikulum).

•       Markah yang diperoleh dalam Ujian Pencapaian yang telah distandardkan

•       Ujian pencapaian yang telah distandardkan terdiri daripada dua jenis:

1.                   ujian pencapaian am

2.                   ujian pencapaian dalam bidang mata pelajaran yang khusus.

•       Ujian Kecerdasan

      Kecerdasan ialah kebolehan melihat hubungan, kebolehan untuk belajar, kebolehan untuk menyelesaikan masalah, atau kebolehan untuk menyesuaikan kaedah dengan pencapaian sesuatu matlamat atau tujuan.
Diukur secara dengan memberikan individu satu siri masalah yang penyelesaiannya dianggap memerlukan penggunaan kecerdasan.
Keputusannya adalah satu IQ atau percentile rank, iaitu satu indeks kecerdasan.
Ujian kecerdasan yang boleh didapati pada masa ini boleh dibahagikan kepada dua jenis umum (London 1973):

1.                   ujian individu, “the Stanford Revision of the Binet-Simon Test',

2.                   ujian kumpulan, "the Ohio State University Psychological Test'.

•       Ujian Kecerdasan
(a) Stanford-Binet Intelligence Scale, 4th Edition
(b) Wechsler Adult Intelligence Scale (WAIS) dan Wechsler Intelligence Scale for Children (WISC-R)

•       Ujian Kecerdasan Kumpulan
(a) Army General Classification Test
(b) California Test of Mental Maturity
(c) Otis Self-Administering Test of Mental Ability, Higher Form
(d) SRA Primary Mental Abilities Test
(e) The Ohio State University Psychological Test

Ujian Aptitud

•       Aptitud ialah potensi untuk berkembang dalam sesuatu lapangan atau bidang. (bakat dan kecenderungan, kecerdasan ialah keupayaan mental)

•       Aptitud diukur secara tidak langsung, sama seperti cara mengukur kecerdasan, iaitu diukur dengan memberi individu satu kumpulan soalan atau masalah untuk diselesaikan.

•       Jawapan yang diberikan selanjutnya dimarkah dengan menggunakan kunci yang disediakan dan markah dibandingkan dengan norma untuk ujian itu.

•       Aptitud individu diperoleh dari markah yang diperolehnya dalam ujian itu dibandingkan dengan orang yang dianggap telah berjaya dalam bidang itu.

Contoh Ujian Aptitud

(a)    Ujian Aptitud Umum

Differential Aptitude Test (DAT),
        USES General Aptitude Test Battery (GATE)
(b) Ujian Aptitud Mekanikal
        SRA Mechanical Aptitudes
(c) Ujian Aptitud Perkeranian
        Minnesota Clerical Test
        SRA Clerical Aptitudes
(d) Ujian Aptitud Kejuruteraan
        Bennett Mechanical Comprehension Test Form CC
(e) Ujian Aptitud Seni
        Horn Art Aptitude Inventory
        Lewrenz Test in Fundamental Abilities of Visual Art
(f) Ujian Aptitud Perubatan
        Nursing Aptitude Test

Kelebihan Penggunaan Teknik Ujian

1.       ujian adalah perlu dalam sesuatu program bimbingan.

2.       mudah digunakan dan merupakan kaedah mengumpulkan maklumat yang menjimatkan.

3.       adalah objektif dan tidak dipengaruhi oleh pertimbangan atau pandangan peribadi penguji;

4.       sesuatu ujian akan menghasilkan maklumat yang sama tidak kira siapa yang mentadbirkan ujian itu.

5.       Ujian menyediakan cara yang penting untuk membandingkan individu kerana ujian menghasilkan keputusan kuantitatif.

Limitasi Penggunaan Teknik Ujian

1.       ujian memberikan maklumat tentang kebolehan, kepandaian, pencapaian dan Iain-lain, bukannya data yang lengkap.

2.       Ujian kecerdasan meramalkan sejauh mana seseorang itu boleh mencapai kejayaan dalam bidang akademik semata-mata.  Tiada kolerasi…..

3.       Ujian kebolehan memberikan petunjuk penting peluang kejayaan pelajar itu secara relatif . Tiada cukup penerangan tentang cara ….

4.       Inventori minat dan soal selidik personaliti dipengaruhi oleh faktor keinginan sosial

5.       Ujian memberikan maklumat yang relevan tetapi tidak memberikan penyelesaian kepada masalah itu.

6.       Ujian hanya mempunyai nilai diagnostik sahaja. 

Inventori Individu

Inventori Individu

perkhidmatan yang melibatkan

•       penyelidikan,

•       pengkajian,

•       pengumpulan,

•       penyimpanan, dan

•       pengendalian maklumat

•       tentang individu dalam bentuk kekal dan kumulatif.

•       Data ini boleh direkodkan atau difailkan dalam satu borang yang direka bentuk khas untuk memberikan gambaran keseluruhan keperibadian pelajar itu sebagai seorang individu.

Inventori Individu

Data tentang individu boleh diperoleh melalui berbagai-bagai cara, misalnya, melalui  

•       penggunaan ujian tara,

•       skala pemeringkatan,

•       inventori,

•       laporan penglibatan dalam aktiviti kurikular dan kokurikular,

•       laporan tentang pengalaman bekerja,

•       pemeriksaan fizikal,

•       laporan anekdot,

•       lawatan ke rumah,

•       pengisian borang oleh pelajar dan ibu bapa pelajar, dan

•       temu bual.

Kandungan Inventori Individu

•       Rekod Komulatif

•       Latar Belakang Keluarga dan Maklumat Peribadi

•       Keadaan Kesihatan dan Kedudukan Fizikal

•       Sejarah Persekolahan dan Rekod Pencapaiannya

•       Kecenderungan, Kesukaan, Kebencian dan Rancangan Masa Depannya

•       Aktiviti Sosial dan Rekreasi di Luar Sekolah

•       Perkembangan Sosial dan Status Emosi

Pengurusan Inventori

1. Menyediakan fail-fail bimbingan .
2. Mengumpulkan segala data yang ada hubung kaitnya dengan pelajar
3. Mengumpulkan serta merekodkan segala butiran yang berkaitan dengan penilaian dan pentafsiran minat pelajar.
4. Menyelaras, menjaga, dan mengemaskinikan rekod pelajar.
5. Memberikan maklumat yang objektif tentang pencapaian, kemajuan, dan prestasi pelajaran bagi setiap pelajar untuk tujuan pemulihan.
6. Menjalankan kaji selidik yang difikirkan perlu dan berguna untuk perkembangan pelajar.

Kepentingan Inventori Individu

Kepentingan:

Malek Muhamat Said (2007),

perkhidmatan inventori dalam bimbingan dan kaunseling sangat mustahak dalam membantu pelajar bukan sahaja untuk mengenali dirinya, tetapi juga untuk menentukan arah tuju masa depan pelajar tersebut.

Kepentingan:

Malek Muhamat Said (2007),

1.            Sumber data dan maklumat pelajar yang lengkap

2.            Rujukan sekiranya diperlukan

3.            Maklumat awal untuk intervensi

4.            Mudah mengenalpasti pelajar bermasalah

5.            Mengenalpasti calon-calon

6.            Maklumat sokongan pihak sekolah

•       Untuk memberikan bimbingan dan kaunseling yang berkesan

o   dua set pemboleh ubah perlu diteliti iaitu

§  fakta tentang individu yang sedang diberikan bimbingan atau kaunseling,

§  fakta tentang masalah yang dihadapinya, sama ada peribadi, pelajaran, atau vokasional, atau kombinasi ketiga-tiganya.

Keperluan Pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling

A.      KAUNTER PENDAFTARAN
Kaunter terletak di tempat strategik untuk mengawal kegiatan-kegiatan di bilik perpustakaan, bilik menunggu dan bilik kaunseling. Tempat bertanya dan buat temujanji.

B.      STOR
Terletak hampir dengan kaunter sebagai tempat simpanan barang dan alatan. Simpan maklumat dan alat-alat bimbingan dan kaunseling. Simpan rekod-rekod lama sebelum dimusnahkan.

BILIK RESOS
Bertentangan dengan kaunter untuk memudahkan pengawalan.
Rak-rak dan meja disusun untuk memudahkan pergerakan pengguna-pengguna.
Tempat mempamerkan maklumat dan alat bimbingan dan kaunseling.
Tempat membaca, membuat rujukan dan mengadakan perbincangan.
Tempat menjalankan bimbingan kelompok jika perlu.
Tempat menayangkan slaid, lutsinar, video, tv dan juga komputer.

BILIK KAUNSELING KELOMPOK
Bilik ini hendaklah dilengkapi dengan sebuah meja panjang dan kerusi secukupnya. Lantai elok dialas.
Bilik khusus untuk kaunseling kelompok.
Bilik bengkel atau perbincangan tertutup dengan ibu bapa.
Tempat membuat kerja-kerja kelompok seperti melukis poster atau carta.
Tempat mesyuarat Jawatankuasa Bimbingan Sekolah dan Jawatankuasa Kelab Bimbingan.

RUANG MENUNGGU
Kedudukannya membolehkan klien mudah dipanggil untuk temuduga kaunseling.
Klien menunggu giliran untuk diberi kaunseling.
Papan kenyataan untuk menampal maklumat bimbingan dan kaunseling.
Untuk kakitangan bimbingan membuat kerja-kerja perkeranian dan menaip.
Simpan fail-fail, urusan surat-menyurat biasa, borang-borang berkait dengan program
bimbingan dan kaunseling.
Tempat mempamerkan maklumat dan alat-alat bimbingan.

BILIK KAUNSELING INDIVIDU
Bilik ini boleh didatangi dengan mudah oleh klien, dekat dengan kaunter, tempat menunggu dan stor.
Tempat duduk klien dan guru bimbingan hendaklah jangan menghadapi arah datangnya
cahaya.
Tempat duduk klien dan guru bimbingan tidak hampir sangat dengan tingkap.
Kalau rak berpetak dan ada peti besi, eloklah diletakkan sejauh mungkin dari klien guru
bimbingan.

Tempat untuk sesi kaunseling individu.
Tempat menyimpan rekod-rekod kaunseling individu.
Tempat membuat rakaman yang boleh menolong proses kaunseling.
Tempat latihan mengurangkan stress.
Tempat fail meja guru bimbingan dan kaunseling berkenaan.

Sumber :

Zulkifli Yusuf (1990). Panduan Khidmat Bimbingan : Untuk Guru dan Bakal Guru. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

Borang-borang perkhidmatan

Borang-borang

BK01 : Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling Sepenuh Masa

BK02 : Laporan Pergerakan Guru Bimbingan dan Kaunseling Sepenuh Masa

BK03 : Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

BK04 : Borang Khidmat Kaunseling Individu

BK05 : Borang Khidmat Kaunseling Kelompok

BK06 : Borang Temujanji Sesi Kaunseling

BK07 : Borang Rujukan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

BK08 : Rujukan Murid oleh Guru Bimbingan dan Kaunseling Sepenuh Masa

BK09 : Rekod Sesi Kaunseling Individu

BK10 : Rekod Sesi Kaunseling Kelompok

BK11 : Rekod Daftar Sesi Kaunseling Individu

BK12 : Rekod Daftar Sesi Kaunseling Kelompok

BK13 : (L4) Laporan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah Rendah

BK14 : Borang Maklumat Keahlian Pembimbing Rakan Sebaya (PRS)

BK15 : Penyata kewangan

BK16 : Borang kunjungan ke Bilik Bimbingan dan Kaunseling

BK17 : Rekod Lawatan ke Rumah

BK18 : Rekod Konsultasi Keibubapaan

BK19 : Rekod Kelas Ganti

BK20 : Rekod Perkhidmatan Luar

BK24 : Aku Janji UPSR

Senarai Semak

SS01 : Senarai Semak Keperluan Program Keperluan Murid

SS02 : Senarai Semak Keperluan Program Perkembangan Staf

SS03 : Senarai Semak Keperluan Program Keibubapaan

SS04 : Senarai Semak Sosio-Ekonomi Murid

SS05 : Borang Soal Selidik Masalah Murid

Sumber:
Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling (2009) Kementerian Pelajaran Malaysia.