Sistem Fail, Rekod dan Dokumentasi

SISTEM FAIL, REKOD DAN DOKUMENTASI

SISTEM FAIL

•       Sistem Fail adalah bank maklumat bagi guru bimbingan

•       Sistem fail mempunyai nilai dan kepentingan tersendiri

•       Jabatan Pendidikan Perak (2001)

•       Semua guru bimbingan dan guru kaunseling di negeri Perak diminta menggunakan menggunakan sistem fail berasaskan pada bidang perkhidmatan yang ditetapkan dalam sukatan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

Panduan Pengurusan Sistem Fail

•       Fail perlu diselaras, disusun dan dilabelkan.

•       Umumnya fail dinamakan:

1.       Fail Pengurusan Am

2.       Fail Bidang

3.       Fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

4.       Fail Dokumentasi

5.       Fail Aktiviti Kokurikulum

(Malek Muhamad Said, 2007)

1. Fail Pengurusan Am

•       Pengurusan am

•       Surat Pekeliling

•       Kewangan

•       Jadual Waktu Kelas

•       Jadual Bertugas Guru Kaunseling

•       Pengurusan Bilik Bimbingan & Kaunseling

2. Fail Bidang

•       Akademik

•       Kerjaya

•       Psikososial & Kesejahteraan Mental

•       Keibubapaan

•       Pembangunan Diri Pelajar

•       Pendidikan Pencegahan Dadah / HIV/ AIDS

3. Fail Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

•       Darjah 1

•       Darjah 2

•       Darjah 3

•       Darjah 4

•       Darjah 5

•       Darjah 6

•       Bekas Pelajar

•       Staf

•       Perundingan ibubapa dan guru

4. Fail Dokumentasi

•       Perancangan Tahunan

•       Minit Mesyuarat

•       Dokumentasi, Laporan dan Penilaian Tahunan

•       Dokumentasi Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

•       Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

5. Fail Kokurikulum

•       Kelab Bimbingan Kerjaya

•       Pembimbing Rakan Sebaya

•       Kelab Anti Jenayah

Penyimpanan Fail

•       Bilik pengurusan guru bimbangan

•       Rak yang mempunyai tahap keselamatan yang tinggi bagi fail yang perlu dirahsiakan

•       Susun mengikut nombor rujukan fail

•       Fail yang tidak sulit boleh diakses dengan mudah.

•       Fail yang sulit disimpan secara terselamat

•       Ada fail yang perlu diserahkan kepada guru besar secara berkala.

Kepentingannya

1. Memudahkan pengurusan perkhidmatan.
2. Mudah bagi GB membuat rujukan, mendapatkan pelbagai maklumat yang diperlukan
3. Memudahkan penyediaan laporan yang diperlukan
4. Menyediakan satu sistem pengurusan yang sistematik.
5. Mengurus fail yang rahsia dengan selamat dan berkesan

REKOD

Rekod Perkhidmatan

•       Buku rekod harian

•       Dokumen pengenalan utama dan perlu dicatatkan

•       Diperkenalkan pada 2006 dengan menggantikan buku yang lama.

•       Manifestasi kewujudan, kehadiran, keterlibatan dan komitmen seorang guru

•       Gambaran kefungsian guru bimbingan

Rekod Perkhidmatan

•       Buku rekod perkhidmatan harian

•       Rekod harian perkhidmatan

•       Analisis sesi bimbingan/kaunseling individu  dan kelompok mingguan

•       Analisis rekod mingguan pelajar mengikut program B&K

Rekod Sesi Kaunseling

•       Rekod perkhidmatan bulanan

•       Laporan berjadual

•       Analisis sesi bimbingan/kaunseling individu  dan kelompok bulanan

•       Analisis rekod bulanan pelajar mengikut program B&K

Rekod Perkhidmatan

•       Rekod perkhidmatan tahunan

•       Laporan berjadual

•       Analisis sesi bimbingan/kaunseling individu  dan kelompok tahunan

•       Analisis rekod tahunan pelajar mengikut program B&K

Kepentingan :

•       merekodkan segala aktiviti yang dilaksanakan oleh guru bimbingan sepanjang hari. Bukti sebagai guru bimbingan melaksanakan tanggungjawab dan kefungsian menurut prosedur yang ditetapkan.

•       Memudahkan pemantauan pihak sekolah, PPD, JPN

•       Bahan rujukan dalam menyediakan perancangan pada masa hadapan.

•       Analisis perkhidmatan bimbingan dan kaunseling boleh memberi gambaran keseluruhan perkhidmatan sebagai langkah penambahbaikan.

•       Akauntibiliti yang diamanahkan kepada guru bimbingan sebagai pelaksana aktiviti di sekolah.

•       Pemantauan dan penilaian aktiviti yang telah dijalankan memenuhi keperluan unit bimbingan dan kaunseling.

DOKUMENTASI

Rekod dan Dokumentasi

•       Dokumentasi

•       Ialah bahan tampak atau media yang dapat dilihat, disemak dan sebagai panduan

•       Disediakan selepas program/ aktiviti dilaksanakan

•       Boleh disediakan mengikut tempoh

•       Boleh disediakan dalam bentuk naratif atau jadual

Laporan Bentuk Naratif

•       Laporan berbentuk penulisan

•       Agak sukar dan ambil masa panjang

•       Menjelaskan maklumat dengan lebih mendalam

•       Sesuai dilaksanakan bagi keseluruhan program (sebelum, semasa, selepas)

•       Laporan lebih sesuai untuk memaklumkan sesuatu program

•       Boleh dikemaskan dengan gambar

•       Lampiran disediakan.

•       Contoh: Laporan Program Bimbingan

Laporan Bentuk Jadual

•       Laporan berbentuk gambaran umum

•       Lebih mudah dilaksanakan (jadual)

•       Menjelaskan maklumat secara jumlah atau kuantiti

•       Sesuai untuk melaporkan aktiviti secara berkala

•       Disediakan secara rumusan untuk melaporkan aktiviti kepada pihak yang memerlukan

•       Contoh: Laporan Tahunan

Biasanya data numerikal

Diminta oleh pihak sekolah, PPD, JPN, KPM

Antaranya:

1. Laporan Perkhidmatan (L4)
2. Ativiti Bimbingan
3. Intervensi Kaunseling dan Perundingan
4. Aktiviti Kokurikulum
5. Aktiviti mengikut bidang
6. Dan lain-lain yang berkaitan darimasa ke semasa

Kepentingan Rekod dan dokumentasi

1. Menggambarkan aktiviti yang dilaksanakan oleh GB
2. Membantu membuat penilaian aktiviti yang dijalankan
3. Meningkatkan kelemahan aktiviti yang dilaksanakan
4. Bahan rujukan pihak yang berkaitan
5. Memudahkan proses penyeliaan
6. Memberi bukti kepada pihak yang memberikan sumbangan

Malek Mohamad Said (2007) menyatakan tujuan membuat pelaporan atau dokumentasi ialah untuk:

1. Menilai objektif perkhidmatan
2. Menyediakan data atau maklumat kualitatif
3. Menilai, membaiki atau mengubahsuai perancangan
4. Justifikasi priority
5. Pihak sekolah menilai peruntukan yang disediakan di manfaatkan
6. Ganjaran intrinsik.